Организация и управление - это система, которая создается с целью реализации задач некоторой группы людей. Такую группу можно представить состоящей из двух подгрупп: лидеров, или владельцев, и наёмного персонала. Исходя из этого, определяются две системные, но при этом противоположные по задачам, функции: реализация цели лидеров и цели наёмного персонала. Интересы этих двух групп чаще всего не совпадают, так как одной из основных задач, которые стараются решить владельцы предприятия, является минимизация издержек, в том числе и на заработанную плату работников. Задачи наёмного персонала прямо противоположны - работники стараются свети к минимуму свои энергетические, ресурсные затраты и получить при этом как можно большую оплату за свой труд.
Если есть цели лидеров и наёмного персонала, пусть даже и противоположно направленные, то организация как система будет находиться в определенном состоянии, при котором она сможет их реализовать. Однако для того чтобы подобное состояние стало более вероятным, чем любое другое, необходим ресурс в виде либо энергии, либо вещества, либо информации или некий микс из этих трех составляющих. Чтобы получить необходимые ресурсы, организация как система должна обмениваться с внешней средой определенным продуктом. Продукт чаще всего совмещает в себе энергию, вещество и информацию в разных комбинациях. Естественно, в товарах содержится большее количество вещества, а в услугах - либо энергии, либо информации. Сейчас менеджеры всё больше стараются увеличить степень разнообразия своего продукта, то есть диверсифицировать его, вводя в него все эти три компонента. Следовательно, можно выделить ещё одну системную функцию - производство продукта.
Организация как система существует в постоянно меняющейся среде и поэтому неминуемо подвергается её воздействию, а в ответ сама влияет на окружающие её объекты. Следовательно, можно выделить и ещё одну системную функцию - взаимодействие её с внешней средой.
Таким образом, мы определили четыре основные системные функции, которые выполняет практически любая организация: взаимодействие с внешней средой; реализация целей лидеров; производство продукта; реализация целей наёмного персонала.
На разных этапах развития организации системные функции, рассматриваемые нами в этой статье, будут иметь для неё разное значение. Так, на первоначальном этапе основной такой функцией будет создание продукта, поскольку, реализуя его, предприятие получает финансовые ресурсы, необходимые для своего развития.
Выделение данных основных функций поможет нам понять, какие группы факторов состояния будут оказывать влияние на выработку стратегических целей и задач организациикаксистемы. Вероятно, это будут:
1) совокупность факторов, при сочетании которых будут реализовываться цели лидеров и персонала;
2) факторы, при наличии которых сможет реализоваться процесс производства продукта;
3) группа факторов, при помощи которых смогут реализоваться требования внешней среды.
Определив основные функции, можно понять, что организация как система состоит из трех управляемых подсистем, взаимодействующих между собой:
1) подсистема, которая представляет собой управленческий процесс,связанный непосредственно с производством продукта.
2) подсистема, которая управляет процессами взаимодействия с быстроменяющейся внешней средой;
3) подсистема, управляющая процессами, при которых смогут реализоваться цели лидеров и наёмного персонала.
Подход такого рода позволит нам описывать организацию через взаимодействие соответствующих подсистем, что поможет лучше понять её основные проблемы и успешнее их решать.
В ходе изучения организаций в рамках системного подхода выяснилось, что социальная организация как система обладает рядом специфических свойств, которые отличают ее от других систем (биологических, технических и т.д.). Но системно-теоретические исследования организаций и процессов управления с позиций общей теории систем оказались неэффективными в силу отвлеченного характера общесистемных концепций Волкова В.Н., Денисов А.А. Основы теории систем и системного анализа: Учебник для студентов вузов. - СПб.: СПбГТУ, 2007. - 510с..
Рассматривая организацию в целом с привлечением системного подхода, действительно можно сказать, что она, как и всякая система, представляет собой порядок, обусловленный планомерным, правильным расположением частей в целом, определенным взаимосвязями частей. Однако организация обладает специфическими, присущими только ей свойствами. В связи с этим возникла необходимость разработать специальную теорию систем применительно к организациям. Американский ученый Дж. Миллер определил следующие главные элементы системной модели организации:
· организация представляется как «упорядоченность подсистем и компонентов в трехмерном пространстве в данный момент времени»;
· организация может рассматриваться как сложный процесс, основой которого являются все изменения материальных объектов и информации;
· в организациях присутствуют подсистемы, которые являются составными частями системы (управленческая, экономическая, технологическая и др.);
· в организациях возникают организационные отношения (по поводу целей, межличностные, властные, информационные и т.д.);
· в организациях протекают системные подпроцессы (властные, материально-энергетические и т.д.) Кузякин В.И. Информационные технологии в экономике: учеб. пособие / В.И. Кузякин. - Екатеринбург: Изд-во ГОУ УГТУ УПИ, 2002.
Основными отличиями организации от других систем (например, от биологических) Миллер считает наличие самостоятельных целей системы и сложной управленческой подсистемы, которая представляется как многоуровневая и организованная по иерархическому принципу.
Миллер описывает главную, управленческую подсистему как некоторое решающее устройство, которое состоит из личностей, находящихся на высшем уровне власти и принимающих ответственные для организации решения.
Таким образом, любая организация состоит из подсистем, каждая из которых может рассматриваться как система более низкого уровня. В то же время сама организация, имея некоторое количество уровней подсистем, в свою очередь может рассматриваться как подсистема в системе более высокого порядка (например, предприятие, выступая как самостоятельная система, делится на ряд цехов-подсистем и одновременно как подсистема входит в производственное объединение). Свойство объекта быть одновременно и подсистемой, и сложной системой с наличием элементов подсистем определяется как свойство рекурсивности.
Итак, при изучении организации с позиций системного подхода на первом плане выступают: а) деление организации на подсистемы; б) вертикальные и горизонтальные связи организации. Сравнение схем, построенных на основе простого анализа и системного подхода, показывает, что при системном подходе основное внимание уделяется подсистемам организации и связям между отдельными системными единицами.
Применение системного подхода к исследованию организаций возможно в двух различных вариантах, когда организация рассматривается как закрытая или как открытая система.
Обычно исследователи считают организацию закрытой системой, хотя декларируют необходимость изучения организации в тесном взаимодействии с внешней средой. Как правило, исследователи и практики, рассматривая отдельные структурные единицы организации, занимаясь проблемами управления и применения властного воздействия руководителей и подчиненных и др., лишь частично учитывают влияние внешнего окружения, не задумываясь о том, что организация является неотъемлемой частью внешней среды. Но в случае подхода к организации как к закрытой, самодостаточной системе влияние внешнего окружения учитывается в виде действия отдельных факторов, возмущающих и даже изменяющих внутреннюю структуру организации Соколов В.Г. Исследование систем управления промышленной организацией / В.Г. Соколов // Научные труды V Международной научно-практической конференции “Фундаментальные и прикладные проблемы приборостроения, информатики, экономики и права” / МГАПИ. - М., 2002.
Если организация рассматривается как открытая система, она органично вписывается во внешнее окружение и считается ее подсистемой. При этом границы системы представляют собой замкнутую кривую, проходящую по периметру исследуемых объектов (по периметру организации) так, что она разграничивает область с меньшей интенсивностью взаимодействий вне этой кривой от области с высокой интенсивностью внутри нее. Здесь окружение организации не является пассивным и его можно определить как совокупность объектов, внешних по отношению к организации, которые связаны с одним или более системными единицами организации так, что изменение одного или нескольких свойств внешних объектов изменяет поведение системы, что в свою очередь приводит к изменению одного (или более) свойства внешних объектов Фролов С.С. Социология организаций. М., 2007..
Системный подход к организации представляет собой в большей степени способ мышления по отношению к организации и управления ею.
Свойства организации как системы проявляются в следующих характеристиках:
система имеет потребность в управлении;
в системе формируется сложная зависимость от свойств входящих в нее подсистем (проявление свойства эмерджентности и закона синергии).
Организация представляет собой систему как совокупность взаимосвязанных элементов, образующих целостность, и в то же время сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, имеющее специфический набор взаимоувязанных целей. В любой организации реализуются три ключевых процесса: получение ресурсов из внешней среды, трансформация ресурсов в готовый продукт (или услугу) и передача его во внешнюю среду.
Для того чтобы организация эффективно выполняла свои функции по достижению целей, используют мотивацию, стимулирование, власть, лидерство, управление конфликтами, организационную культуру и др.
Ресурсы. Основные ресурсы, необходимые организации, – это люди (человеческие ресурсы), энергия, капитал, материалы и информация. Цели всякой организации (производственной или обслуживающей) включают трансформацию ресурсов.
Взаимодействие с внешней средой. Одной из самых значимых характеристик организации является ее взаимодействие с внешней средой. Ни одна организация не может быть абсолютно закрытой системой. Организация зависит от внешней среды как в отношении своих ресурсов, так и в реализации продуктов своей жизнедеятельности. Внешняя среда включает все силы и институты, с которыми организация сталкивается в своей оперативной или стратегической деятельности: экономические условия, законодательство, систему ценностных ориентиров, уровень технологий, конкурентов. Внешняя среда никогда не бывает стабильной, поэтому мало знать сущность своей «среды обитания» и природы ее изменений, надо уметь реагировать на эти изменения, а еще лучше – предвидеть или создавать изменения внешней среды, необходимые для развития организации.
Горизонтальное разделение труда. Важной характеристикой для любой организации является степень разделения труда, которая зависит от масштабов предприятия и уровня ее специализации. Разделение всех видов деятельности в организации на элементы работ обычно называется горизонтальным разделением труда. Оно направлено на специализацию функций работников организации. Подразделения. Любая сложная организация состоит из подразделений, которые выполняют конкретные задания и добиваются конкретных специфических целей. Такие подразделения часто называются отделами или службами. Вертикальное разделение труда. Деятельность организации основана на иерархии управления, которая представляет собой управленческую подсистему организации. Вертикальное разделение труда отделяет координацию как самостоятельную функцию. Деятельность одних людей по координированию работы других людей и составляет сущность управления организацией.
Необходимость управления. Цель развития (или просто функционирования) организации рассматривается в качестве ориентира, выравнивающего индивидуальное целеполагание работников, и связей, обеспечивающих взаимодействие работников в процессе делегирования полномочий и ответственности.
Организация как процесс, как функция управления связана с большим количеством разнообразных видов деятельности.
Для нормальной работы любая организация должна:
Сформировать образ идеального состояния организации;
Разработать миссию и стратегические цели;
Сформировать стратегию развития организации;
Определить содержание стратегии в виде функциональных стратегий, стратегических проектов и стратегических программ;
Распределить функции производства и управления;
Сформировать подразделения в соответствии с требуемыми функциями для реализации стратегии;
Разработать сбалансированную систему показателей, обеспечивающую реализацию стратегии развития организации;
Осуществить стратегические изменения в организации;
Главными элементами любой организации являются люди, которые в свою очередь представляют собой сложные и многофакторные системы, управляемые на основе адаптивных механизмов.
6. Жизненный цикл организации.
Жи́зненный цикл организа́ции
- совокупность стадий развития, которые проходит фирма за период своего существования.
Эта теория рассматривается в рамках менеджмента и подразумевает прохождение организацией нескольких этапов развития (аналогия с живыми существами): становление, рост, зрелость, смерть. Но последний этап не совсем применим к организации, так как не всякое искусственное создание обязательно должно умереть.
Жизненный цикл имеет следующий вид: зарождение и становление, рост, когда фирма активно заполняет выбранный ею сегмент рынка, зрелость, когда фирма пытается сохранить имеющуюся долю рынка под своим контролем и старость, когда фирма быстро теряет свою долю рынка и вытесняется конкурентами. В дальнейшем организация либо ликвидируется, либо вливается в более крупную, либо разбивается на более мелкие организации, которые в зависимости от ситуации могут оказаться на стадиях роста или зрелости (реже - других стадиях).
Важнейшей характерной чертой организации является системность и комплексность, что означает применение принципов всеобщей связи и развития к ее познанию.
Под системой понимается совокупность элементов (подсистем), находящихся в отношениях и связях друг с другом, которая взаимно обуславливает их, составляя определенную целостность и единство. В виде системы может выступать любая фирма (организация), ее подразделение, отдел, человек. Одна система является составной частью более крупной и сложной системы.
Несмотря на общность, системы имеют свои черты и закономерности. Большие отличия имеют социально-экономические системы (организации), так как их неотъемлемым элементом является человек, коллективы людей. В основе таких систем лежат интересы членов организации, их совокупность влияет на состояние системы и ее развитие.
Организация как система представляет собой
· относительно обособленную целостность;
· набор объектов, имеющих данные свойства, и набор связей между объектами и их свойствами;
· единство управляемой и управляющей систем;
· совокупность технической, технологической, организа-ционной, экономической и социальной систем;
· неразрывность внутренней и внешней среды;
· взаимную обусловленность и взаимозависимость всех элементов (переменных) внутренней и факторов прямого и косвенного воздействия внешней среды;
· целостность управления инновациями, качеством, сбытом, материально-техническим обеспечением, кадрами, социальным развитием.
Система есть средство, с помощью которого осуществляется решение проблемы. Проблемой называется ситуация, характеризующаяся различием между необходимым (желаемым) и существующим выходом. Проблема есть разница между существующей и желаемой системой. Проблема может заключаться в предотвращении уменьшения или в увеличении выхода. Решение проблем осуществляется в любой организации, однако от содержания проблемы зависят
конкретные формы проявления проблем и их содержание;
причины их возникновения и развития;
формы организации и содержание решения проблем.
Использование возможностей системы в отсутствие проблем означает, как минимум, бесполезную растрату ресурсов. С другой стороны, организация, не выстроенная системно, не может эффективно использовать для решения проблем современный научный инструмент, для этого необходимы изменения в самой организации.
Комплекс работ по решению отдельных проблем называется программой развития организации.
Всякая система может рассматриваться как подсистема другой системы. Иерархия системы имеет следующие особенности:
· в составе системы каждый ее элемент самостоятелен, что находит выражение в функциях и структуре организации;
· самостоятельность эта не абсолютна, а относительна, поскольку функции и структура каждого элемента обусловлены функцией всей системы;
· системы различных уровней и масштабов несводимы друг к другу, что находит отражение в соответствующем распределении между ними прав и обязанностей.
Самостоятельность каждой системы управления и ее элементов дополняется их подчинением соответствующей настоящей ступени иерархии. Отсюда следует, что каждая система, будучи самоуправляемой, в то же время подвержена внешнему воздействию более крупной системы, для которой она является подсистемой, и сама в свою очередь управляет подсистемами.
Важное значение имеет укрепление самостоятельности системы и степени управляемости объектов, что зависит не только от управляемой, но во многом и от управляющей системы. Самостоятельность отдельных подразделений относительна, органическая связь и взаимозависимость подсистем постоянно усиливается, что связано с развитием специализации, усложнением связей и отношений.
Таким образом, любая организация образует сложную совокупность различных сторон, явлений, процессов, подразделений, служб, органов управления, функционирование которых взаимосвязано и взаимообусловлено, что и предполагает необходимость системного подхода к формированию и решению задач организации.
Ведущим принципом системного подхода является рассмотрение всякого объекта управления в качестве системы, состоящей из многих подсистем (элементов), четкое определение ее целей, а также путей наиболее эффективного их обеспечения, притом не только по системе в целом, но и по каждой подсистеме. Конечные цели системного подхода - создание целостного представления об объекте управления и связях, влияющих на его состояние, а также о способах воздействия на этот объект.
Системный подход требует не только учета связей и отношений, но и определения их значения, веса в развитии объекта в целом. Итогом такого анализа будет выявление главного звена для принятия управленческих решений, оценка полученного результата не по непосредственному, а по интегральному конечному эффекту.
Важно также не забывать основной исторической связи, смотреть на каждый вопрос, решаемый в организации, с точки зрения того, как известное явление в истории возникло, какие главные этапы в своем развитии прошло и что оно представляет собой в данный момент.
Системный подход - это исследование объектов как систем, когда они рассматриваются как совокупность взаимосвязанных элементов, имеющих выход, вход, связь с внешней средой, обратную связь. Это главный принцип построения, функционирования и развития любых объектов.
Системный подход не есть набор каких-то руководств или принципов для менеджеров, это способ мышления по отношению к организации и управлению.
Существует так называемый принцип "черного ящика" системного подхода. Рассмотрим его на примере организации, выпускающей определенные товары или предоставляющей услуги. При применении системного подхода алгоритм будет следующим:
1) сначала формируются параметры выхода - товара или услуги (что производить, с каким качеством, какими затратами, для кого, в какие сроки, по какой цене). Системный подход требует, чтобы на все данные вопросы ответ был дан одновременно;
2) затем изучается организационно-технический уровень производства (уровень техники, технологии, организации производства и управления);
3) анализируется состояние внешней среды (политическое, экономическое, социальное, культурное и региональное);
4) в заключение определяются параметры входа, прежде всего трудовые, материальные и энергетические ресурсы.
Схематично принцип "черного ящика" выглядит следующим образом.
Внешняя среда
Вход Процесс Выход
Общество состоит из множества организаций, с которыми связаны все аспекты и проявления человеческой жизни, - экономика, наука, культура, образование, оборона, даже личная жизнь. Теория организации призвана ответить на вопросы, зачем организации нужны, как они создаются, функционируют и изменяются, почему члены организаций действуют именно так, а не иначе.
Рассмотрим более подробно какие черты и свойства присущи таким социально-экономическим явлениям как организация и почему организация - это система.
Организация представляет собой сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, которое функционирует на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей. Данное определение, которое можно назвать наиболее удачным, дано Б.З. Мильнером.
Под словами «сознательно координируемое» понимается управление, под «социальным образованием» - то, что организация состоит из отдельных людей или их групп, взаимодействующих между собой.
Определение организации предусматривает необходимость формального координирования взаимодействия работников. Структура организации определяет, каким образом должны быть распределены задачи, какой должна быть субординация, каковы формальные координирующие механизмы и модели взаимодействия. Для организации характерны комплексность, формализация определенное соотношение централизации и децентрализации . Комплексность рассматривает степень дифференциации в рамках организации. Она включает уровень специализации или разделения труда, количество уровней в иерархии организации и степень территориального распределения подразделений организации. Под формализацией понимаются заранее разработанные и установленные правила и процедуры, определяющие поведение работников. Некоторые организации минимально оперируют с такими стандартными директивами. Другие имеют все типы правил, инструктирующих работников по поводу того, что они могут и чего не могут делать. Соотношение централизации и децентрализации определяется уровнями, на которых вырабатываются и принимаются управленческие решения в организации. В некоторых организациях процесс принятия решений очень централизован, разрешением проблем занимаются высшие руководители. В других случаях принятие решений децентрализовано, ответственность делегируется вниз по иерархии управления. Принятое соотношение централизации и децентрализации определяет характер и тип устанавливаемой организационной структуры управления.
Каждая организация имеет свое предназначение - миссию, во имя которой люди объединяются и осуществляют свою деятельность. Миссия - понятие неоднозначное. Значение определения миссии организации состоит в том, что она:
1) представляет собой базис, точку опоры для всех плановых решений организации, для определения ее целей и задач;
2) создает уверенность, что организация преследует непротиворечивые, ясные, сравнимые цели;
3) помогает сосредоточить усилия работников на выбранном направлении, объединяет их действия;
4) вызывает понимание и поддержку внешних участников организации (акционеров, финансовых фирм и т. д.).
В современном обществе системные представления уже достигли такого уровня, что мысль о полезности системного подхода к решению возникающих в практике проблем вышла за рамки специальных научных истин и стала привычной, общепринятой.
Системность – это не такое качество, которым можно обладать или не обладать. Обязательными признаками системности являются: структурированность системы, взаимосвязанность составляющих ее частей, подчиненность организации всей системы определенной цели. Понятие «системность» в некотором смысле шире, чем «комплексность»: оно в одинаковой мере охватывает связи внутри одного уровня (горизонтальные) и между разными уровнями (вертикальные), тогда как комплексность, понимаемая как требование учитывать взаимосвязанные факторы, влияющие на проблему (систему), охватывает преимущественно связи одного или смежных уровней иерархической структуры данной системы.
Системный подход - это методологическое направление в науке, в основе которого лежит исследование объектов как систем. Методология и специфика системного подхода определяется тем, что он ориентирует исследование на раскрытие целостности объекта и обеспечивающих ее механизмов, на выявление многообразных типов связей сложного объекта и сведение их в единую теоретическую картину.
Существует множество понятий системы. Рассмотрим понятия, которые наиболее полно раскрывают ее существенные свойства.
Система (греч. systema - соединенное, составленное из частей) - совокупность элементов, определенным образом связанных между собой и образующих некоторую целостность.
Система - это целое, созданное из частей и элементов, для целенаправленной деятельности.
Системой можно назвать только такой комплекс избирательно-вовлеченных компонентов, у которых взаимодействие и взаимоотношение приобретает характер взаимосодействия компонентов на получение фокусированного полезного результата.
Система - множество составляющих единство элементов, связей и взаимодействий между ними и внешней средой, образующие присущую данной системе целостность, качественную определенность и целенаправленность.
Система имеет либо естественные границы, либо границы, установленные, исходя из задач исследования; в последнем случае система выделяется исследователем, наблюдателем.
Подсистема - это набор элементов, представляющих автономную внутри системы область (например, экономическая, организационная, техническая подсистема.
Основные свойства системы: стремление сохранить свою структуру (основано на объективном законе организации – законе самосохранения); потребность в управлении (существует набор потребностей у человека, у животного, у общества, у стада животных, у большого социума); наличие сложной зависимости от свойств входящих в нее элементов и подсистем (система может обладать свойствами, не присущими ее элементам, и может не иметь свойств этих элементов). Каждая система имеет входное воздействие, технологию ее обработки, конечные результаты и обратную связь.
Основная классификация систем – разделение каждой из них на три подсистемы: техническую, биологическую и социальную.
Техническая подсистем а включает оборудование и другие работоспособные изделия, имеющие инструкции для пользователя. Набор решений в технической подсистеме ограничен и последствия всех решений, как правило, предопределены. Решения носят строго формализованный характер и выполняются в строго определенном порядке.
Биологическая подсистема включает флору и фауну планеты, в т.ч. человеческий организм. Набор решений также ограничен вследствие медленного эволюционного развития живых организмов. Последствия решений могут быть непредсказуемыми вследствие наличия субъективных факторов и огромного многообразия вариантов.
Социальная подсистема характеризуется наличием человека как субъекта и объекта управления в совокупности взаимосвязанных элементов. Социальная подсистема может включать биологическую и техническую подсистемы, а биологическая подсистема – техническую подсистему.
Системы также подразделяются на искусственные и естественные, открытые и закрытые, детерминированные и стохастические, жесткие и мягкие.
Искусственные системы создаются человеком для реализации к.-л. заданных программ или целей на основании субъективной воли (техника, учреждения культуры).
Естественные системы возникают в природе или создаются человеком вследствие объективных природных процессов (экологические системы, моногамия).
Открытые системы характеризуются открытым характером связей с внешней средой и сильной зависимостью от нее (СМИ, коммерческие структуры).
Закрытые системы характеризуются преимущественно внутренними связями и создаются для удовлетворения внутренних потребностей персонала и учредителей (профсоюзы, политические партии, мафиозные структуры).
Детерминированные системы функционируют по заранее заданным правилам, с заранее определенным результатом (типовое производство, начальное образование).
Стохастические системы характеризуются трудно предсказуемыми входными воздействиями внешней и (или) внутренней среды и выходными результатами (научные исследования, предпринимательство, игорный бизнес).
Мягкие системы характеризуются высокой чувствительностью к внешним воздействиям и слабой устойчивостью (финансовые котировки, слабообученный персонал).
Каждая организация должна обладать признаками системы. Выпадание хотя бы одного из них неизбежно приводит организацию к ликвидации.
Таблица 3.1 Возможные последствия отсутствия признаков системы
Социальные системы в зависимости от поставленных целей могут быть образовательными, экономическими, политическими, медицинскими и проч. Основным связующим элементом социальной системы является человек.
Социальные системы, которые реализуют себя в производстве товаров, услуг, информации и знаний, называются социальными организациями. Социальные организации играют существенную роль в современном мире. Особенности социальных организаций:
· реализация потенциальных возможностей и способностей человека;
· формирование единства интересов людей (личных, коллективных, общественных).Единство целей и интересов служит системообразующим фактором;
· сложность, динамизм, высокий уровень неопределенности.
Механизмы взаимодействия людей через социализацию оказывают заметное влияние на формирование позитивных моральных норм, коммуникабельность, создают систему контроля за поведением людей.
В организации происходят объективные (естественные) и субъективные (искусственные, по воле человека) процессы. К объективным относятся циклические процессы спада-подъема в деятельности организации, процессы, связанные с действием законов организации, к субъективным – процессы, связанные с принятием управленческих решений
В процессе общественного развития и научно-технической революции возник новый объект исследований в области управления, получивший название большой системы, можно выделить следующие важные черты больших систем:
1. Наличие подсистем с явно выраженными локальными свойствами, которые в своей совокупности и образуют большую систему.
2. Целенаправленность и управляемость системы, т. е. наличие у нее общей цели и общего назначения, задаваемых и корректируемых в системах более высокого уровня.
3. Сложная иерархическая (многоуровневая) структура организации системы, предусматривающая сочетание централизованного управления с автономностью частей (подсистем), наличие вертикальных связей между элементами разных уровней и горизонтальных связей между элементами одного уровня.
4. Большой размер системы, т. е. большое число элементов, входов и выходов, разнообразие функций.
5. Целостность и сложность поведения, сложные, переплетающиеся взаимоотношения между переменными, обратные связи, приводящие к тому, что изменение одной переменной влечет изменение многих других переменных.
Основными частями системы являются вход, процесс (структура, трансформация ресурсов) и выход. Вход системы представляет собой комплексное понятие. С одной стороны, это субстанция, которая поступает в систему и подвергается в ней определенным преобразованиям (сырье, материалы, анергия, информация и др.). С другой стороны, это внешняя (окружающая) среда, т. е. совокупность факторов и явлений, воздействующих на систему (природные условия, внешнеполитическая обстановка, торговая конъюнктура). Под входом подразумевают и установленные способы функционирования элементов системы, например инструкции, положения, приказы, определяющие порядок, правила, ограничительные условия, цели действия системы.
Вторая часть системы - это ее внутренняя структура, т.е. каналы, по которым проходят вещество, энергия и информация, поступающие в систему через входы, и процессы или операции их преобразования (для экономических систем это процессы воспроизводства материальных, трудовых, финансовых ресурсов).
Третья часть системы - выход, являющийся продуктом или результатом ее деятельности.
К числу важных понятий системного анализа относится понятие обратной связи . Обратная связь означает наличие канала связи между выходом и входом системы, либо прямого, либо через другие элементы системы (например, через орган управления). С помощью обратной связи данные о функционировании управляемой системы с ее выхода передаются в систему управления. Здесь эти данные сравниваются с данными, задающими содержание и объем работы (например, с планом). В случае несоответствия между фактическим и заданным состоянием системы вырабатываются меры по ликвидации этого несоответствия. На рисунке 1.2 изображена система с обратной связью.
Рисунок 1.2 - Система с обратной связью
Важным понятием, используемым в системном анализе, является понятие неопределенности. Фактор неопределенности присутствует при решении многих сложных проблем в области планирования и управления деятельности организации.
Неопределенность, встречающаяся в ходе системного анализа, может быть результатом недостаточного познания изучаемого явления или обусловлена тем, что последствия принимаемых решений сказываются через достаточно длительное время и не могут быть предсказаны с достаточной точностью.
Другими причинами неопределенности являются невозможность количественной оценки многих явлений, в частности трудность количественной интерпретации понятий «лучше - хуже», «больше - меньше» при принятии решений, нечеткая постановка задач, индивидуальные особенности лиц, принимающих решения, и другие причины.
Хотя организации распадаются на отдельные части или составные элементы, они сами являются подсистемами в рамках более крупной системы. Существуют не только системы и подсистемы, но и сверхсистемы. Классификация этих понятий зависит от особенностей предмета анализа. При этом целое не является простой суммой частей, поскольку систему следует рассматривать как их единство.
Рассмотрим такие термины, как «объекты», «свойства», «связи».
Объекты - это части или компоненты системы. Такая сложная система, как предприятие, включает в себя цехи и участки, станочный парк, коллективы людей и т.д.
Свойства - это качество параметров объектов, а качество есть внешнее проявление того способа, с помощью которого получается знание об объекте или которым объект вводится в систему. Свойства позволяют описывать объект количественно, выражая его в единицах, имеющих определенную размерность. Связь - это то, что соединяет объекты и свойства в единое целое. Без связей система не может функционировать.
Системы, которые обладают свойством изменять свое поведение, переходить в разные состояния под влиянием различных управляющих воздействий, называются управляемыми системами . В управляемых системах всегда присутствуют орган, осуществляющий функции управления, т.е. субъект управления (управляющая часть), и объект управления (управляемая часть). Простейшую схему управляемой системы можно изобразить следующим образом:
Стрелками указаны направления воздействий, которыми обмениваются части системы.
Поведение членов организации может рассматриваться как ее внутренняя среда. В организации постоянно возникают проблемы, могущие изменить ее положение. Чтобы все элементы организации действовали и были разумно скоординированы, необходимо непрерывное поступление ресурсов. Производственный аппарат изнашивается, технология устаревает, материалы нужно пополнять, работники увольняются. Чтобы обеспечить жизнеспособность организации, эти ресурсы необходимо, не прерывая производственного процесса, заменять элементами равной производительности.
Исходя из рассмотренных выше основных частей системы - вход, процесс (структура, трансформация ресурсов) и выход, можно представить схему функционирования системы:
Рисунок 1.3 - Схема функционирования системы
При решении задач управления выделяют два типа входных величин: управляющие воздействия X и возмущающие воздействий М. К управляющим воздействиям относятся такие величины, значениями которых можно распоряжаться при управлении системой и изменять их с целью осуществления движения в желаемом направлении. Возмущающие воздействия оказывают влияние на движение, и их в процессе управления нельзя изменять, а надо учитывать при выработке управляющих воздействий. Воздействие самой системы на окружающую среду характеризуется значениями ее выходных величин У, совокупность которых позволяет субъекту управления оценивать соответствие полученных результатов целям управления. Выходные величины, как правило, изменяются с изменением входных величин.
На результаты работы системы влияют и возмущения внутреннего характера, возникающие в самой системе. Внутреннее состояние системы можно охарактеризовать совокупностью значений т, определяющих ее поведение.
Таким образом, для характеристики системы и ее поведения можно выявить три группы переменных:
Входные переменные, или входные воздействия,Xи М, представляющие сигналы, генерируемые во внешней среде и влияющие на поведение системы;
Выходные переменные, или переменные, характеризующие реакцию системы У и позволяющие описать некоторые стороны поведения системы;
Переменные состояния системы т, характеризующие динамическое поведение системы (обработка входного воздействия).
Понятия «организация» и «система» весьма близки. Объясняется это тем, что организация есть частный случай системы.
