Коммерческий отдел: структура и управление. Отдел кадров на предприятии

Отдел кадров - это структура в организации, которая занимается управлением персоналом.

Отдел кадров является не только функциональной единицей, это еще и лицом компании, так как именно в отделе кадров любой соискатель начинает знакомиться с организацией.

Цель отдела кадров

Цель отдела кадров - это способствование достижению целей предприятия (организации) путем обеспечения предприятия необходимыми кадрами и эффективного использования потенциала работников.

Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения, применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации.

Задачи отдела кадров

Основная задача отдела кадров - правильно учитывать работу сотрудников, определять количество рабочих, выходных и больничных дней для расчета зарплаты, отпусков и подачи сведений в бухгалтерию организации.

Также основными задачами отдела кадров являются:

организация отбора, набора и найма персонала необходимой квалификации и в требуемом объеме. Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: от подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения до применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации;

создание эффективной системы штатных сотрудников;

разработка карьерных планов сотрудников;

разработка кадровых технологий.

Кроме того, отдел кадров должен подавать сведения на сотрудников в Пенсионный фонд РФ, страховые компании, Налоговую и Миграционную службы.

Функции отдела кадров

Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор персонала.

К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:

определение потребности организации в кадрах и подбор персонала совместно с руководителями подразделений;

анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;

внедрение систем мотивации труда;

подготовка штатного расписания предприятия;

оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;

проведение операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);

ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;

организация аттестаций сотрудников;

подготовка планов повышения квалификации сотрудников.

Структура отдела кадров

Структура отдела кадров предприятия и его численность определяется директором каждой компании в зависимости от общего количества персонала и особенностей деятельности.

В небольших компаниях (до 100 работников) достаточно одного или двух сотрудников службы персонала.

В то же время, на малых предприятиях отдельного сотрудника может не быть, и тогда такая работа выполняется главным бухгалтером или генеральным директором.

В организациях средних размеров (от 100 сотрудников до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов

На крупных предприятиях, где работает 500 и более человек, отдел кадров может насчитывать от 7 до 10 сотрудников.

Взаимоотношения отдела кадров с другими отделами

Для эффективного выполнения своих функций кадровой службе необходимо постоянно и тесно взаимодействовать с другими отделами предприятия:

Взаимодействие с бухгалтерией организации

Отдел кадров взаимодействует с бухгалтерией организации для решения вопросов, связанных с оплатой труда.

Так в бухгалтерию организации отдел кадров представляет документы и копии приказов об увольнении, зачислении на работу, о командировках, отпусках, поощрениях либо штрафных санкциях для сотрудников.

Взаимодействие с юридическим отделом

Юридический отдел снабжает сотрудников отдела кадров информацией о последних изменениях в действующем законодательстве, предоставляет всестороннюю правовую поддержку.

Взаимодействие с другими подразделениями компании

По кадровым вопросам отдел кадров постоянно взаимодействует со всеми структурными подразделениями компании.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме "Зарплата и кадры" .

Отдел кадров: подробности для бухгалтера

Увольнение за прогул: спорные моменты
Коллег) не дали результата. Руководитель отдела кадров Иванова С. Н. Достоверность... Л. С приказом ознакомлены: – руководитель отдела кадров Иванова С. Н.; – заведующий терапевтическим... отсутствия. Объяснительную просим предоставить руководителю отдела кадров Ивановой С. Н. Если письменное... проведению служебной проверки». Составлен: руководителем отдела кадров Ивановой С. Н. в присутствии... ним работница также отказалась. Руководитель отдела кадров Иванова С. Н. Достоверность...
Обходной лист: практика применения
Он не представит в бухгалтерию (отдел кадров) подписанный обходной лист. Насколько данная... он не представит в бухгалтерию (отдел кадров) подписанный обходной лист. Насколько данная... задолженности по несданным книгам; в отделе кадров о сдаче полиса ДМС; в... включают такие отделы, как бухгалтерия, отдел кадров, склад и др. Как правило... заявления об увольнении гражданского служащего отдел кадров выдает увольняемому обходной лист (приложение...
Как совместителя сделать основным работником?
Работу По информации, имеющейся в отделе кадров, Вы уволились с основного места... кодекса № 20 Российской Федерации. Специалист отдела кадров Конева Общество с ограниченной ответственностью... кодекса № 20 Российской Федерации. Специалист отдела кадров Конева Общество с ограниченной ответственностью... кодекса № 20 Российской Федерации. Специалист отдела кадров Конева Общество с ограниченной Ответственностью...

06.09.2018 предоставить в отдел кадров справку медицинского учреждения, подтверждающую факт... исполнения приказа возложить на начальника отдела кадров Егорову В. Д. Основание: личное... .) (подпись) (Ф. И. О.) Начальник отдела кадров Егорова В. Д. __________ /________________________ ... сдать кровь и обратился в отдел кадров с вопросом о том, какой...

Индексируем штатное расписание в «1С:Зарплата и управление персоналом 8»
В действующее штатное расписание работнику отдела кадров приходится вносить изменения в связи... в действующее штатное расписание работнику отдела кадров приходится вносить изменения в связи...
Если в компании нет специалиста по охране труда
С одной стороны, и специалист отдела кадров Петрова Анна Петровна, именуемая в... 23 октября 2017 года специалист отдела кадров Анна Петровна Петрова выполняет обязанности... . Иванов С приказом ознакомлена: Специалист отдела кадров Петрова, 19.10.2017 А...
Что меняется в оформлении трудовых книжек
Такой: « Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации) », как на примере... можно получить, написав заявление в отдел кадров организации. Выдать ксерокопию может бухгалтер...

В современной предпринимательской деятельности отдел кадров на предприятии часто является одной из важнейших структур, так как его обязанности прямо влияют на законность оформления деятельности компании и трудовых взаимоотношений с сотрудниками. Но далеко не все работодатели и даже профильные специалисты знают, чем занимается отдел кадров в каждой конкретной ситуации, так как его функции могут серьезно отличаться в зависимости от субъектов хозяйствования.

Отдел кадров – что это такое

В первую очередь, отдел кадров — это структура, занимающаяся в рамках одного предприятия ведением кадрового делопроизводства. То есть – оформлением трудовых взаимоотношений в рамках рабочей деятельности. Таким образом, фактически является посредником между работодателем и сотрудниками, который обеспечивает должное процессуальное оформление большинства аспектов трудовых взаимоотношений.

Следует понимать, что хоть и непосредственно кадровая служба формируется в первую очередь как минимум в средних и крупных предприятиях, её функции и обязанности в любом случае должны исполняться. Так, функции отдела кадров может исполнять индивидуальный предприниматель лично, бухгалтер или юрист предприятия, или даже привлеченный по принципу сторонний специалист в зависимости от конкретных потребностей в ведении кадрового делопроизводства.

Часто на отдел кадров возлагаются и дополнительные обязанности по управлению персоналом и менеджменту организации. Основными нормативными документами, в соответствии с которыми работает отдел кадров являются:

Трудовой кодекс Российской Федерации. Именно на основании данного документа проводится большинство процедур, входящих в сферу кадрового делопроизводства.
Постановление Госкомстата №1 от 05.01.2004. Данное постановление ввело унифицированные формы учета, используемые в кадровом делопроизводстве. С 2013 года, однако, они стали необязательными к применению, но на большинстве предприятий используются до сих пор.
Постановление Правительства №225 от 16.04.2003. Это постановление регламентирует . Непосредственная же инструкция их заполнения, которую также необходимо учитывать кадровым работникам, регламентируется Постановлением Минтруда №69 от 10.10.2003.
Постановление Правительства №719 от 27.11.2006. Означенный документ регулирует ведение в организациях воинского учета, которое чаще всего также возлагается на кадровиков предприятия, однако – может быть делегировано и отдельному подразделению в рамках организации.

Нормативы вышеозначенных документов – это основы правового регулирования деятельности кадровых сотрудников. Кроме них кадровикам необходимо также разбираться и в локальных нормативных актах, действующих у конкретного работодателя. Также следует понимать, что в отдельных государственных службах может быть предусмотрен и иной порядок осуществления кадровых процедур, который также может регулироваться отдельными федеральными или региональными нормативными документами.

Функции и обязанности отдела кадров – чем он занимается

На практике же ответ на вопрос, чем занимается отдел кадров, как уже было упомянуто ранее, может отличаться в зависимости от конкретных особенностей отдельных субъектов хозяйствования. Но в общем случае, к сфере ответственности кадровой службы можно отнести следующие функции в рамках предприятия:

Помимо вышеопределенных основных функций, присущих большинству кадровых отделов, также современное кадровое дело может включать в себя и дополнительные функции, к которым относятся:

Инновационная. Данная функция заключается в том, что эффективный отдел кадров должен постоянно совершенствовать методики документооборота на предприятии и кадровую политику в целом.
Социальная. Работа современных кадровиков зачастую включает в себя отнюдь не только формальное исполнение требуемых нормативов, но и выполнение полного спектра обязанностей, связанных с управлением персоналом, созданием качественного психологического микроклимата в коллективе и мотивацией работников.

Если же рассматривать более конкретные примеры обязанностей отдела кадров и его работников, выглядеть они могут следующим образом:

Определение потребностей предприятия в определенных работниках. Именно на кадровых специалистов возлагается часто принятие финальных решений о необходимости привлечения отдельных работников, например – на основании заявок иных структурных подразделений предприятия и сравнении их со сведениями о финансовых возможностях компании.
Поиск подходящих сотрудников и обеспечение их приема на работу. Сотрудники отдела кадров чаще всего проводят поиск подходящих соискателей на имеющиеся вакансии и обеспечивают их эффективное заполнение, а также первичный контроль знаний соискателей. На этом этапе также важно сотрудничество с фактическими подразделениями, нуждающимися в работниках.
Ведение . Кадровиками составляется штатное расписание, корректируется в связи с различными событиями – увольнениями работников, уходом их в отпуска и на больничные, обеспечивая непрерывную деятельность организации.
Работа с . Ведение трудовых книжек, их хранение, выдача, внесение в них записей и – все это прямые задачи кадровой службы предприятия.
Оформление локальных нормативных актов. Именно кадровая служба часто разрабатывает и фактически внедряет внутреннюю документацию предприятия с условием совместного её рассмотрения с непосредственным руководством.
Повышение квалификации работников. Рассматриваемая служба также часто имеет в качестве одной из обязанностей контроль знаний сотрудников и обеспечение регулярного прохождения ими мероприятий по повышению квалификации и обучению.
Ведение . Несмотря на то, что законодательство требует организовывать отдельный стол воинского учета на предприятии, в большинстве случаев он входит в кадровую структуру организации.
Ведение документооборота в кадровой сфере. Выдача работникам справок и документов об их трудоустройстве, регистрация и архивирование приказов работодателя – весь этот документооборот может осуществляться не только канцелярией, но и кадровиками, особенно при отсутствии отдельной канцелярии в рамках организации.
Анализ кадровой политики и текущей кадровой структуры предприятия. Отдел кадров должен проводить фактические исследования эффективного использования трудовых ресурсов и предлагать определенные меры по оптимизации действующих процессов.
Обеспечение дисциплины на предприятии. Вынесение работникам и выдача поощрений чаще всего также согласовываются именно с отделом кадров компании.

Это – лишь небольшой перечень основных обязанностей отдела кадров. Если же на предприятии действуют прогрессивные модели HR-менеджмента, которые также часто возлагаются на кадровиков, то спектр их обязанностей может быть еще более широким. И учитывая основные обязанности данных сотрудников, необходимо отметить, что означенная структура практически во всех аспектах своей деятельности должна контактировать с другими звеньями рабочего процесса.

Отличия отдела кадров от HRM-отдела

Понятия кадрового дела и HR часто в российском бизнесе считаются тождественными, однако это не так. В первую очередь, следует отметить, что основной задачей отдела кадров является именно выполнение всех процессуальных требований законодательства. В то время как отдел HRM (human resource management) – управления персоналом, занимается фактической организацией труда. Однако на практике данные понятия часто могут быть реализованы и в рамках одного структурного подразделения.

Но все же, кадровые работники чаще всего не обязаны заниматься эффективным поиском и тестированием высококвалифицированных специалистов, обеспечивать поддержание рабочего микроклимата, проведение тренингов и социальных исследований. В то же самое время, от HR-специалистов может не требоваться знаний фактических процессуальных нормативов и требований законодательства. В первую очередь – они должны обеспечивать практически эффективные и действенные методы управления и использования персонала в трудовой деятельности, а не следить за документооборотом и требованиями законодательства.

Другие нюансы деятельности кадровой службы в организации

Как можно понять из основных принципов работы кадрового сегмента, данная структура не может обходиться без постоянной взаимосвязи с иными структурными подразделениями предприятия. При этом взаимодействует отдел кадров как с админстративно-управленческим персоналом предприятия, так и с простым производственным персоналом в той или иной мере. С точки зрения взаимодействия со структурными подразделениями, наиболее часто контакты осуществляются с:

Особое внимание следует обратить работодателям на численность сотрудников отдела кадров. В среднем, практика демонстрирует, что в большинстве случаев для реализации основных кадровых функций достаточно одного сотрудника на приблизительно 100 человек работников. Однако, если предприятие реализует и HR-методы эффективного и постоянного управления персоналом, занимается инновационными и внутренними социальными вопросами в организации, то целесообразным может оказаться и привлечение одного специалиста на 20-50 работников организации в зависимости от конкретных задач, которые устанавливаются перед кадровой службой.

На небольших же предприятиях наличие полноценного кадрового отдела не является обязательным в принципе. Так, распространена практика, когда все функции кадровиков выполняет сам индивидуальный предприниматель или директор. Либо же – они передаются юристам или бухгалтерам, имеющим должные навыки, образование или опыт работы. Еще одним способом организации работы предприятия без кадрового отдела может быть привлечение сторонних специалистов или кадровых агентств, в том числе и в формате – особенно этот подход будет актуальным в случае необходимости исполнения именно сугубо процессуальной функции кадровой службы.

Из этой статьи вы узнаете:
В чем заключается деятельность отдела кадров
Какие документы обязательны для деятельности отдела кадров
В чем особенности планирования как вида деятельности отдела кадров

Отделы кадров в организациях обычно входят в службы управления персоналом и выполняют свои функции. Но их обязанности не сводятся исключительно к оформительской работе, касающейся отношений работодателя и персонала: ведению отчетности, делопроизводства и т. п. Возможно, в советские времена все обстояло именно так, но сейчас деятельность отдела кадров представляет собой разнообразную и многоплановую работу. Рассмотрим ее подробнее.

Функции и деятельность отдела кадров

Отдел кадров играет далеко не последнюю роль в компании, и его положение в организационной структуре предприятия отражает значимость его деятельности. Некоторые даже считают, что отдел кадров – визитная карточка организации, ее лицо, поскольку именно с этим подразделением сталкивается каждый новый сотрудник, принимаемый на работу.

Главной функцией отделов кадров является поиск, наем персонала и текущее взаимодействие с трудовым коллективом. Ограничивать деятельность отдела кадров только подбором новых сотрудников и их оформлением на работу – неудачное решение для бизнеса. Без плотного взаимодействия со сложившейся командой и знания специфики функционирования фирмы невозможно правильно набирать новый штат.

В наше время работа с кадрами является совокупностью организационных и других мер и действий, которые необходимы для наиболее полного использования деловых способностей, умений и навыков персонала. Компетентный, мотивированный и заинтересованный в плодотворной работе штат сотрудников – цель деятельности любого отдела кадров. Без этого подразделения, осуществляющего подбор, учет и сопровождение работников, сложно представить функционирование успешной современной организации.

Деятельность отдела кадров на предприятии направлена на выполнение следующих функций:

выявлять потребность в новых сотрудниках, вести поиск и наем работников вместе с руководителями подразделений;
анализировать текучку кадров и искать способы ее снизить;
составлять для специалистов штатные расписания;
оформлять личные дела работников, по их просьбе выдавать необходимые справки, ксерокопии документов;
осуществлять все операции с трудовыми книжками: принимать, хранить и выдавать их, заполнять в соответствии с актуальными стандартами и нормами оформления по ТК РФ;
формировать график отпусков, заниматься их учетом (тоже согласно трудовому законодательству);
организовывать для персонала аттестации, подготавливать планы карьерного развития;
создавать планы повышения квалификации кадров.

Необходимая документация для деятельности отдела кадров

Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ).

До того, как начинать набирать персонал, отдел кадров обязан сформировать и утвердить у руководства компании штатное расписание. На его основе уже определяется количество актуальных вакансий. На этот документ можно опираться, аргументируя в суде правомерность увольнения сотрудника по сокращению личного состава. Штатное расписание будет потребовано судом при рассмотрении любого дела, касающегося трудовых отношений, и если проигнорировать этот запрос или подать неправильно составленное расписание, то работодатель лишается шанса выиграть спор.

Трудовой договор.

Подготовка пакета кадровых документов начинается с трудового договора, заключаемого с сотрудником в письменном виде, с подписями обеих сторон. В нем должны быть отражены условия трудовой деятельности и вознаграждения, соответствующие трудовому законодательству и удовлетворяющие как работодателя, так и работника. Оформление данных бумаг – одна из важнейших задач, которую решает отдел кадров в своей текущей деятельности.

Правила трудового распорядка.

Этот внутренний нормативный акт является обязательным для любой компании. Он устанавливает порядок приема и увольнения кадров, списки прав и обязанностей, ответственность нанимателя и работника, режим работы и отдыха, способы мотивации сотрудников, виды дисциплинарных взысканий и многие другие аспекты трудовых отношений.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу.

На основании данного документа новому сотруднику выделяют рабочее место, закрепляют за ним необходимое имущество. Отдел кадров готовит его вместе с трудовым договором на имя работника. Кадровики и непосредственный руководитель нового сотрудника знакомят его с деловой перепиской, необходимыми актами и т. д.

Трудовые книжки.

Это главный документ, отражающий трудовую деятельность и стаж гражданина. Трудоустраиваясь в компанию, человек обязан ее предъявить (кроме случаев, когда он впервые нанимается на работу или его трудовой договор не предполагает штатного совместительства). Работодатель, в лице сотрудников отдела кадров, должен вести трудовые книжки каждого сотрудника, проработавшего на предприятии от пяти дней и дольше. К хранению трудовых книжек тоже предъявляются свои требования: оно допускается лишь в металлических сейфах или шкафах, к которым имеет доступ только ответственный специалист (назначенный особым приказом).

Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них.

В этой книге трудящийся расписывается при увольнении и получении трудовой. Она должна быть прошнурована и пронумерована, содержать печати и подпись. За этим следит отдел кадров.

Договор о полной материальной ответственности.

Деятельность отдела кадров включает в себя подписание с работниками договоров о полной материальной ответственности. Это делается в случаях, когда служащий получает какие-либо материальные ценности на хранение, обработку, продажу (отпуск), транспортировку, использование в ходе производства. Материально ответственным может быть только совершеннолетний гражданин.

График отпусков.

Работодатели обязаны вести график отпусков сотрудников согласно форме № Т-7 (утверждена постановлением Госкомстата № 1 от 5.01.2004 г.). Помимо формальных требований, к этому документу применяются законодательные нормы. Это соблюдение права некоторых категорий трудящихся на отпуск в определенное или выбранное ими время; предоставление отпуска лицам, работающим по совместительству, одновременно с их отпуском на основном месте работы, и т. д. Документирование времени отдыха входит в деятельность отдела кадров, равно как и учет отработанного времени.

Положение об оплате труда.

Одной из целей деятельности отдела кадров является рациональное использование имеющихся человеческих ресурсов с учетом специфики деятельности компании и сложившейся ситуации на рынке. Для этого обычно применяют системы нормирования и оплаты труда. Принятый порядок вознаграждений фиксируется во внутреннем нормативном акте предприятия – Положении об оплате труда.

Положение о премировании.

Это еще один внутренний документ компании, регламентирующий вопросы оплаты труда. Его готовит отдел кадров, а утверждает руководитель организации специальным приказом. Премии – дополнительные, свыше стандартного оклада, денежные выплаты работникам – необходимы для того, чтобы поощрить их за качественный результативный труд и мотивировать к дальнейшему профессиональному развитию.

Они начисляются тем сотрудникам, которые соответствуют заранее утвержденным условиям премирования. Этот круг лиц, а также условия выдачи премий и их размер соответственно каждой должности или специальности (либо предельное значение) описываются Положением о премировании.

Табели учета рабочего времени.

Они активно применяются в деятельности отдела кадров относительно работников с гибким графиком, для которых нужно постоянно вычислять суммарное рабочее время. В документах этого типа учитывается фактически отработанное за месяц время каждого такого сотрудника (по каждому числу месяца), указывается его Ф. И. О. и табельный номер.

Ведением этих табелей занимается табельщик или другой работник, обязанный заниматься этой деятельностью по приказу руководства компании. Учет отработанного времени необходим для полноценной деятельности бухгалтерии, начисляющей зарплаты, и отдела кадров, контролирующего работу персонала.

Положение о защите персональных данных работников.

Этот документ содержит информацию о том, каковы цели и задачи компании в области защиты персональных данных, в каких отделах и на каких носителях эти сведения хранятся, какими способами собираются и обрабатываются, кто из сотрудников имеет доступ к ним, какая деятельность осуществляется для защиты данных от несанкционированного доступа персонала компании и третьих лиц. Подготовленное отделом кадров Положение о защите персональных данных работников должно быть подписано главой компании.

Планирование как вид деятельности отдела кадров

Планирование имеет два аспекта. В общем смысле так называют деятельность, направленную на разработку стратегии и политики компании, а также отбор методов их реализации. По сути, эта работа сводится к написанию планов – официальных документов определенного типа.

Немаловажным компонентом данной деятельности фирмы является кадровое планирование. Его задачи – обеспечивать компанию человеческими ресурсами в нужном количестве и качестве, оптимально использовать имеющуюся рабочую силу, улучшать социальные отношения на предприятии.

В кадровом планировании сложилось два подхода:
Самостоятельный (у компаний, которые готовят, подбирают персонал).
Подчиненный основным планам – финансовым, коммерческим, производственным (у всех остальных организаций).

Поэтому планирование кадров, как правило, вторично и определяется общей системой составления корпоративного плана, а выполнение мероприятий, касающихся персонала, входят в другие программы, являясь их дополнением и конкретизацией.

Такая деятельность, как планирование кадров, дает возможность определить:

потребность фирмы в пополнении штата: сколько сотрудников понадобится, где и когда, какой подготовкой они должны обладать;
профессионально-квалификационные схемы по любой должности в каждом отделе (требования к разным категориям служащих);
способы сокращения ненужных работников и привлечения необходимых;
оптимальное использование кадров соответственно их потенциалу;
стратегии развития персонала, повышения их квалификации;
модели справедливой оплаты труда, методы мотивации работников, предоставление им социальных бонусов;
расходы на предпринимаемый комплекс мер.

Как и любое другое планирование, кадровое подчиняется ряду принципов.

Ключевым правилом сегодня является привлечение к процессу планирования как можно большего количества кадров компании и как можно раньше, с самого начала составления плана. Для социальных проектов, формируемых отделами кадров, этот принцип первостепенен, для всех остальных – желателен.

Второе правило планирования деятельности по управлению кадрами – постоянство. Хозяйственная деятельность компании непрерывна, персонал тоже находится в непрекращающемся движении, поэтому и планирование должно быть постоянным процессом, а не разовым действием. Кроме этого, в этом принципе заложено требование учета перспектив и преемственности (чтобы будущие планы составлялись на основе предыдущих). Результаты исполнения прошлых проектов должны учитываться при построении новых.

Принцип постоянства планирования, которым подчиняются в своей деятельности отделы кадров на предприятии, обеспечивает реализацию третьего правила: гибкости. Гибкие планы (в том числе касающиеся кадров) – такие, в которых любое решение может быть скорректировано в любой момент, если это необходимо. Это качество достигается наличием так называемых подушек, обеспечивающих свободу маневра (в разумных пределах, конечно).

Еще один важный принцип планирования кадров – экономичность: расходы на саму деятельность отдела кадров по анализу и составлению планов не должны превышать эффект от их реализации.

Формирование необходимых условий, позволяющих выполнить план – не менее важное правило любого планирования.

Все эти положения универсальны и применяются на любых управленческих уровнях, не только применительно к кадрам. И в каждом случае, разумеется, будет своя специфика.

Так, планируя деятельность какого-либо отдела фирмы, мы должны учитывать принцип узких мест: общая продуктивность коллектива соответствует результативности самого ленивого и медлительного работника. Однако на более высоком уровне, когда речь идет о деятельности всей компании, этот принцип не работает.

Одна из целей деятельности отдела кадров, осуществляющего кадровое планирование – обеспечить наилучшее раскрытие потенциала и полное использование способностей сотрудников, их мотивация с учетом последствий управленческих решений, принимаемых в компании (социальных, финансовых и т. д.).

Персонал в наши дни – главный фактор, влияющий на эффективность деятельности предприятия. Об успешности планирования можно судить по тому, достигнуты ли стратегические цели фирмы.

Сегодня трудовая деятельность в административной службе структуры часто воспринимается в качестве начальной стадии карьеры или же как работа для студентов первых курсов, которая, как правило, не требует серьезной подготовки. Что подразумевается под понятием административный персонал? Кто относится к соответствующей категории? Почему? На эти и иные не менее важные вопросы можно найти ответы в процессе прочтения данной статьи.

Общие черты

Несмотря на то что зачастую подразумевает под собой лишь начало роста, многие люди строят успешную карьеру и получают профессиональное признание именно в данной сфере. Такие сотрудники не станут называть эту работу не требующей соответствующей квалификации и предельно легкой. Какие же обязанности, как правило, выполняет служба? Административный персонал выполняет целый ряд задач, связанных с организацией основополагающих бизнес-процессов. Среди них следующие пункты:

Ведение делопроизводства.
Контроль в плане исполнения распоряжений и приказов руководителя для разных департаментов и отделов.
Административно-управленческий персонал занимается обеспечением социально-бытового, хозяйственного и материально-технического обслуживания структуры.
Организация и последующее проведение ремонта в офисе при необходимости.
Организация переездов.
Административный персонал - это сотрудники, которые обязаны налаживать взаимодействие со службами эксплуатации.
Взаимодействие с арендодателями.
Организация и последующее проведение корпоративных мероприятий. Важно дополнить, что в данном случае осуществляет лишь дополнительное содействие.

Важно отметить, что данный перечень может конкретизироваться и дополняться в зависимости от потребностей и задач компании.

Практический аспект вопроса

Как выяснилось, административный персонал - это сотрудники, в зону деятельности которых входит осуществление управленческих функций или же выполнение работы, связанной с организационными управленческими вопросами в техническом плане.

Так, в государственных организациях отдел кадров, который ведет кадровое делопроизводство и подбирает персонал, зачастую включается в административный департамент, отдел управления делами и так далее. Однако подобная практика в отношении масштабных организаций частной собственности не распространена - здесь управленческий отдел является структурой самостоятельной, конечно же, во главе с руководителем. Важно отметить, что в зачастую не включаются персональные помощники руководителей и ассистенты отделов. Так, они относятся, как правило, к штату того или иного структурного подразделения и подчиняются соответствующему руководителю. Их задачи сводятся непосредственно к решению вопросов данного подразделения. Характеризующая же административно-технический персонал группа коллег решает задачи всей организации.

Необходимо отметить, что численность административных сотрудников компании главным образом пребывает в зависимости от ее внутренней структуры, размеров и области деятельности. К примеру, многие государственные объединения, управляющие компании масштабных предприятий или крупные холдинги отделяют персонал административной направленности в самостоятельный департамент. Как правило, именуется он административным департаментом или же общим отделом. Департамент представляет собой сложно устроенное подразделение, руководитель которого организует административное управление персоналом и подчиняется главе компании.

Государственные учреждения

В административный департамент государственного учреждения могут входить следующие отделы самостоятельного образа деятельности:

Документационного обеспечения.
Протокольно-организационный.
Контрольный отдел.
Хозяйственного обеспечения.
Государственной службы и так далее.

Важно отметить, что в крупных структурах коммерческой направленности имеет место иная работа. Административный персонал в данном случае представляет хозяйственный отдел. В него входят офис-менеджеры, секретари, обслуживающий персонал (водители, уборщики, курьеры). За работу отдела в полной мере отвечает руководитель соответствующей категории.

В компаниях, которые отличаются сложной структурой, включающей в себя несколько офисов, , как правило, формируется по единой схеме. Его работа контролируется деятельностью административного директора. Его задачи составляют управление и координация деятельности структуры административно-хозяйственного характера в целом. Административному директору подчиняются руководители административно-хозяйственных отделов, а также офис-менеджеры подразделений структуры и самостоятельных офисов.

Небольшие компании

Административно-технический персонал в небольших компаниях с коммерческими целями деятельности, как правило, состоит из одного сотрудника. Должность его именуется как офис-менеджер или секретарь. Если же такой отсутствует, отдельные функции административного характера (к примеру, организация делопроизводства, документооборота или заказ канцелярии) возлагаются на определенного младшего работника как дополнительная нагрузка.

Традиционно включает секретаря, ассистента отдела, персонального ассистента руководителя, руководителя административно-хозяйственного отдела. Кроме того, в данный перечень входит офис-менеджер и административный директор. Важно отметить, что сюда включается и ряд работников обслуживающего персонала (к примеру, административно-технический персонал по электробезопасности ). В последующих главах целесообразным будет рассмотреть наиболее распространенные должности административной сферы.

Офис-менеджер

Как выяснилось, характеризующие административный персонал должности подразделяются на управленческую и техническую сферы. Офис-менеджер относится к первой группе. По-другому его называют менеджером по административной работе или старшим администратором. Подчиняется офис-менеджер директору по подбору персонала или исполнительному директору. В кругу его подчиненных находятся лишь поддерживающие функционирование структуры сотрудники. Основной целью работы старшего администратора является обеспечение адекватного функционирования офиса и его бесперебойной деятельности. Офис-менеджер как административно-вспомогательный персонал выполняет следующие функции:

Обеспечение контроля над наличием и работой оборудования для офиса.
Формирование бюджета расходов для обеспечения офиса.
Обеспечение своевременной обработки как поступающей, так и отправляемой корреспонденции, ее доставки в соответствии с назначением.
Участие в инвентаризации имущественных комплексов офиса.
Осуществление контроля за сроками исполнения бумаг и их грамотное оформление.
Организация и контроль работы подчиненных работников, среди которых, как правило, телефонные операторы, секретари, водители, уборщицы и охранники.
Контроль и поддержка файловой системы компании.
Заказ билетов, осуществление визовой поддержки и бронирование номеров для работников компании.

Для офис-менеджера актуальны следующие требования в отношении опыта и квалификации:

Соответствующее образование (среднее специальное или высшее).
Желательное знание одного или большего числа иностранных языков.
Отличные знания в отношении компьютерных технологий.
Знания в области техники для офиса.
Опыт работы в административной сфере не менее года.
Коммуникабельность, стрессоустойчивость, способности в организаторском деле.

Начальник юридического отдела

Начальник данного отдела подчиняется исключительно генеральному директору. В число его подчиненных входят все работники юридического отдела. Цель деятельности начальника - формирование и дальнейшее управление в отношении юридической службы компании. Рассматриваемый сотрудник выполняет следующие функции:

Подбор и дальнейшее обучение работников юридической службы.
Оформление организационной структуры предприятия в юридическом плане.
Формирование стандартов внутренней корпорации.
Создание документооборота по разработанным корпоративным юридическим стандартам.
Организация юридического обучения сотрудников компании.
Осуществление правовой экспертизы проектов различной документации юридического характера, подготовка которых осуществляется на предприятии.
Организация подготовки заключений в соответствии с правовыми вопросами, возникающими в процессе деятельности структуры.
Представление интересов предприятия в судебных органах, а также общественных и государственных объединениях при изучении вопросов правовой направленности.
Контроль и принятие мер по взысканию задолженности по дебету в соответствии с ранее оформленными договорами.

Требования к специалисту в плане квалификации и опыта:

Юридическое образование (желательно высшее).
Опыт работы по соответствующей специальности более пяти лет.
Знание английского на среднем уровне.
Опыт в ведении переговоров и досудебном разрешении вопросов.
Готовность к выездам и командировкам.
Наличие знаний в следующих правовых сферах: гражданское, налоговое, административное, корпоративное, арбитражное и иные отрасли права.

Административный персонал по электробезопасности

Электротехнический персонал, который осуществляет работы на электрических установках, классифицируется на следующие категории:

Административно-техническими работниками являются руководители и специалисты, которые выполняют обязанности, связанные с организацией оперативного и технического обслуживания, проведением монтажных, ремонтных и наладочных работ в отношении электроустановок.
Оперативное сотрудники - персонал, который осуществляет обслуживание и оперативное управление электроустановок. Сюда включается осмотр, подготовка рабочего места, оперативные переключения, допуск и последующий надзор за сотрудниками, исполнение работ в соответствии с текущей эксплуатацией.
Персонал по ремонтным работам - персонал, который обеспечивает ремонт и техническое обслуживание, наладку, монтаж, а также испытание оборудования.
Оперативно-ремонтные сотрудники - персонал по ремонту, который специально обучен и подготовлен для обслуживания оперативной направленности в определенном объеме электроустановок, закрепленных за ним.

Юрист

Зачастую юриста по-другому называют юрисконсультом. Он подчиняется генеральному директору или же начальнику соответствующего отдела. Подчиненными юриста являются делопроизводители данного отдела. Основной целью его деятельности является обеспечение поддержки работы юридического отдела. Ключевыми задачами специалиста являются следующие пункты:

Разработка документации правового характера.
Обеспечение методического руководства правовой деятельностью компании.
Реализация мероприятий в отношении укрепления финансовой, договорной и трудовой дисциплины.
Консультация сотрудников структуры в плане профессиональных вопросов, содействие в оформлении документации и нормативных актов имущественно-правовой направленности.

Юрисконсульт выполняет следующие функции:

Участие в разработке юридической документации и контрактов.
Участие в спорах правового характера.
Осуществление консультирования сотрудников и руководства компании в соответствии с юридическими аспектами.
Участие в проверке грамотности документации, а также договоров с юридической точки зрения.
Ведение файловой системы контрактов.
Предоставление помощи работникам соответствующего отдела в разработке различного рода проектов.

Диспетчер

Диспетчер подчиняется непосредственно руководителю производственной деятельности, но не имеет подчиненных. Основной целью его работы является оперативное регулирование производственного процесса и иных видов деятельности структуры. Диспетчер выполняет следующие функции:

Контроль наличия запасов, которые необходимы для бесперебойного процесса производства подразделений компании (комплектующие, материалы, транспорт, оборудование).
Организация оперативного контроля за производственным процессом, сдача готового продукта, выполнение работ или услуг по графику процесса производства.
Ведение диспетчерского журнала, формирование отчетных рапортов и иной технической документации в плане производственного процесса.

В случае диспетчера уместны следующие требования в отношении квалификации и опыта:

Наличие среднего профессионального образования.
Знания в области планирования производства на предприятии.
Стрессоустойчивость, коммуникабельность.

Секретарь генерального директора

По-другому должность может именоваться как персональный помощник или секретарь-референт. Сотрудник подчиняется директору по персоналу или же генеральному директору. Подчиненных у секретаря генерального директора нет. Основной целью работы секретаря-референта является качественное обеспечение административной поддержки директорской структуры. Персональный помощник занимается выполнением следующих задач:

Обеспечение надлежащего документооборота.
Организация дня директора в рабочем плане.

Секретарь-референт главным образом выполняет следующие функции:

Составление расписания для генерального директора, организация деловых встреч и командировок.
Редактирование, перевод и оформление деловых писем и документации.
Обеспечение контроля входящей корреспонденции и телефонных звонков.
Подготовка и оформление деловых писем, отчетов, прочей документации.
Организация взаимодействия между директором и иными работниками структуры.
Контроль качества подготовки, правильности составления, последующего согласования и утверждения документации, представляемой на подпись непосредственно директору организации.
Организация работы приемной генерального директора.
Выполнение отдельных поручений руководителя.
Сопровождение руководителя в деловых поездках.

Актуальными требованиями к опыту и квалификации в данном случае являются:

Наличие высшего образования.
Знание иностранного (желательно английского) языка.
Отличное пользование ПК.
Высокий уровень в отношении делового этикета.
Опыт работы не менее двух лет.
Презентабельная внешность, коммуникабельность.

Распространено мнение, что некоторые работники любого предприятия имеют привилегии. К примеру, кадровую службу хают за бездеятельность. Мол, сидят на месте, пользы не приносят. Так ли на самом деле? Давайте рассмотрим, что входит в обязанности отдела кадров. Сможет ли с ними справиться человек ленивый и малограмотный.

Структура анализа

Сразу следует предупредить, что изучить обязанности отдела кадров не так-то просто. Они многочисленны и специфичны. Есть среди них самые простые операции, которые видит любой работник. Существуют и другие. О них знают только работники данного структурного подразделения. А остальным людям эти функции представляются мифическими, ненужными, даже странными. Давайте разобьем материал на абзацы, посвященные каждый одному из направлений работы кадровика. Мы станем изучать только общие функции. Ведь в зависимости от собственника и отрасли предприятия они дополняются новыми. Так, обязанности отела кадров государственной организации существенно отличаются от тех же на частном производстве. Если брать работу на заводе с опасными циклами, она не походит на ту, что ведется в торгующей структуре. Везде есть своя специфика. Она влияет, кстати, и на обязанности начальника отдела кадров. Но обо всем по порядку.

Подбор и расстановка персонала

Любое предприятие начинается далеко не с вешалки. Первый шаг – создание его структуры. На этом этапе составляется таблица специального образца, в которую заносят данные о нужных для производства специалистах, уровне их квалификации и количестве. Это важнейший документ, на который опираются в своей работе начальство, бухгалтерия, экономисты. Формирование его входит в обязанности отдела кадров. Когда документ подготовлен, выверен, утверждён, начинается подбор персонала. Для этого организуются собеседования или конкурсы. Кадровик обязан по результатам беседы сделать вывод о том, подходит ли человек для работы на предприятии или нет. Он оценивает уровень квалификации, моральные качества, коммуникабельность, инициативность и многое другое. На самом деле список критериев утверждается руководством организации. Он может быть достаточно широким. Инспектор отдела кадров доводит до начальства свои выводы и рекомендации. То уже принимает решение.

Документооборот

Бумажек в описываемом деле очень много. Даже еще больше. Кадровик обязан на каждого работающего завести специальную карточку. В нее вносится вся информация о человеке от персональных данных до индивидуальных особенностей. Кстати, неформально начальство ждет от кадровика полной информации о работниках. Скажете, сплетни собирают? А если вам премию ко дню рождения выдают, то радуетесь? А ведь таковые мелочи лежат на плечах инспектора отдела кадров. Назначение на должность, внутренние переходя, увольнения оформляются специальными приказами. Их составляет кадровик. Все документы требуется составлять в строгом соответствии с законом. Ведь каждый влияет на судьбу живого человека. Например, начинает труженик себе пенсию по возрасту оформлять, а у него требуют справки с того или иного места работы. Выдаются они на основании документов, которые были подготовлены кадровиком. Сделал последний ошибку, работнику могут стаж не учесть для расчета пенсии.

Трудовые книжки

Как правило, начальник отдела кадров сам несет ответственность за сохранность всех документов. Хотя, если структурное подразделение большое, то его работники отвечают за свой блок. Одним из важнейших является ведение записей в трудовых книжках. Для работающих этот документ является первичным, основным. Ведь именно в нем находятся все сведения и трудовом пути человека, поощрениях и наказаниях. В этих маленьких книжицах судьбы людские и шанс на спокойную старость. Поэтому записи в них следует делать аккуратно, формулировками, соответствующими законодательству. Каждая визируется ответственным лицом. В больших организациях им является начальник отдела кадров, в малых – руководитель. Кроме того, каждая запись заверяется печатью. Последняя должна содержать все реквизиты предприятия. В трудовые книжки, в специальных разделах заносят сведения о государственных наградах, серьезных взыскания. Назначенное лицо несет персональную ответственность за правильность сведений.

Работа с персоналом

Большой блок деятельности данного структурного подразделения касается усовершенствования взаимодействия в коллективе. Подразумевается изучение деловых и личностных качеств работников. Составление характеристик. Анализ данных, на основании которого вносятся предложения о перераспределении обязанностей или персональном переводе человека на иное место. Кроме того, кадровики занимаются организацией по вопросам повышения квалификации тружеников. В эту работ входит учет, план учебы, направление на курсы или приглашение лекторов и контроль. Работа, сами понимаете скрупулезная и сложная. Ведь инспектор отдела кадров, ею занимающийся, обязан с каждым поговорить, убедить, иной раз и заставить делать то, что необходимо.

Обязанности начальника отдела кадров

Руководитель структурного подразделения распределяет обязанности между работниками и контролирует их выполнение. Он является лидером и самым квалифицированным специалистом одновременно. Естественно, этот человек обязан знать всю структуру работы, понимать, что и зачем делается. В процессе контроля он делает замечания работникам, подсказывает, обучает. За результат деятельности отдела он несет персональную ответственность. То есть ошибка специалиста ударяет и по репутации (и кошельку) начальника. Руководитель отдела визирует все документы, проверяет законность их составления. Кроме того, в его обязанности входит формирование стратегии кадровой работы на предприятии.

Поощрение и наказание

Данные меры дисциплинарного влияния документально формируются в отделе кадров. То есть, на плечи специалистов ложится работа по расследованию проступков, их правильному оформлению, доведению до сведения работника. Меры дисциплинарного взыскания – дело очень сложное. Просто начальнику предприятия сказать слово «выговор». А вот так его оформить, чтобы никакой суд не отменил сложно. Для этого необходимы специальные знания. В бумагах такого толка множество тонкостей. Если вы думаете, что с поощрениями легче, то ошибаетесь. Отдел готовит наградные документы. Для каждого вида поощрения есть собственные ограничивающие условия. Все их необходимо знать до тонкостей, чтобы подсказать руководителю, какая награда «пройдет» ценз, а в какой откажут.

Документы отдела кадров

Как и любое структурное подразделение, описываемое, имеет собственную специфику. Во первую очередь, необходимо написать и утвердить положение о кадровой службе. В нем детально прописываются все его функции, права и обязанности. Если отдел небольшой, то пишется инструкция отдела кадров. В принципе, содержание у нее то же, что и у положения. Кроме того, необходимо составлять планы работы. Перспективный содержит мероприятия с длительным сроком исполнения. В ежемесячный (ежеквартальном) работа детализируется. Туда вносятся пункты по всему спектру функций. Однако опытный кадровик на этом не останавливается. Ему еще нужны планировочные таблицы. К примеру, в государственных учреждениях в них вносятся перспективные даты смены рангов, учета стажа и так далее. Каждое таковое изменение фиксируется приказом. На его основании бухгалтерия увеличивает заработную плату работника. В частном секторе тоже существуют собственные нюансы таковой работы. Возвращаясь к началу статьи, ответьте: сможет ли обязанности отдела кадров выполнять лодырь с низким уровнем образования?