тараетесь, пишете, подбираете необходимые слова - и все бесполезно! Потенциальный партнер или инвестор не открывает ваше деловое письмо или пролистывает, даже не удостаивая ответом. Знакомая ситуация? В нашей новой статье рассказываем, как вести деловую переписку правильно и что написать в письме, чтобы его дочитали до конца.
Для кого эта статья?
Сразу отметим: речь пойдет об электронных письмах. Если кто-то еще пользуется обычной почтой, уверяем вас, правила те же. В принципе, все эти правила действуют и для обычных рассылок, о которых мы уже писали. Сейчас речь идет именно о деловой переписке. Если вы:
- предприниматель, который общается с важными для дела людьми;
- сотрудник, который пишет начальнику или будущему руководству;
- человек, который интересуется основами интернет-этикета и людской психологией — тогда смело читайте, будет интересно.
Особенности деловой переписки
- ровное, спокойное изложение — не путать с сухим бюрократическим языком;
- общение строго по делу — донести до адресата определенную информацию;
- небольшой объем — листа А4 более чем достаточно;
- соблюдение субординации, никакого панибратства. В особых случаях, когда с адресатом делового письма складываются неформальные, нерабочие отношения, — конечно, можно этим правилом пренебречь. Но это будет уже не совсем деловое письмо, а дружеское, согласитесь?
- особой солидности придает письмо, написанное на фирменном бланке компании. В нем должны быть логотип и название, реквизиты и контактные данные, адрес сайта.
Виды деловых писем
1. Информационные . Такие письма не предполагают ответа — вы пишете их, чтобы рассказать адресату о какой-либо информации. Например, вы владеете интернет-магазином и сообщаете, что завтра последний день скидок. Или что цены меняются. Видов информационных писем множество: в них можно заявить о намерениях, напомнить о важном событии, подтвердить доставку и получение товара и так далее.
2. Письма с просьбами. Как часто предпринимателям, особенно начинающим, приходится их писать! Это обращения к инвесторам с просьбой проспонсировать ваш крутой проект, бесчисленные предложения о сотрудничестве, разного рода запросы, чтобы узнать, например, некие сведения.
3. Пост-письма — то, что иногда необходимо написать уже после встречи с адресатом. В этом письме напомните основную тему вашей встречи, выразите свое отношение к ней, подчеркните, что хотите продолжения сотрудничества и предложите свой вариант времени и места следующей встречи.
4. Гарантийные. Если вы уже договорились о сотрудничестве, возможно, скоро потребуется необходимость в этого рода письмах. В них вы даете гарантии, что выполните свои обязательства: сделаете работу в срок, заплатите за услугу, привезете товар в срок и так далее.
5. Рабочие письма — те самые, которые рассылает и получает любая компания каждый день. Это переписка с партнерами и клиентами: заключения договоров, обсуждение и переговоры, знакомство с прайс-листом и каталогом продукции, напоминания о встречах — рутинные рабочие процессы.
6. Письма-претензии — да, приходится и так. Обычно их пишут, когда одна сторона недовольна действиями другой. И не просто действиями, а обязанностями, закрепленными в договоре. Например, Вася заключил договор с поставщиками товаров, а они, редиски такие, постоянно задерживают сроки. Или купил он автомобиль, а тот сломался.
7. Нерабочие письма — это послания, не относящиеся напрямую к вашей деятельности. Это поздравления, благодарности за работу и даже соболезнования — в жизни все бывает.
1. Заголовок. Составлять заголовки писем — это целая наука. Подробнее о секретных приемах мы рассказывали в статье . Если коротко — заголовки деловых писем должны быть максимально полезными для адресата.
Провокации и юмор тут вряд ли подойдут: мы же пишем серьезным людям, помните? Вот если узнаете человека поближе — тогда можно попробовать, а пока лучше не рисковать.
- Вступление. Как и обычное, деловое письмо начинается со вступления, или преамбулы. В нем вы здороваетесь и рассказываете самую суть, самое мясо. Берегите время адресата: сразу расскажите, что вам от него нужно. “Я, Вася Пупкин, придумал классный стартап в сфере интернет-маркетинга (строительства, красоты, промышленности, авто — смотря какая у вас сфера деятельности) и прошу вас ознакомиться с ним и поддержать материально. Основная ошибка на этом этапе: растекаться мыслью по древу, мямлить, не переходить к сути вопроса.
- Основная часть.Тут все просто: вы подробно рассказываете, что у вас за идея, излагаете факты и аргументы, которые способны заинтересовать адресата. Если вернуться к Васе и его стартапу — он объяснит, в чем его суть, польза и выгода для человечества в целом и для адресата письма в частности. Он приведет цифры и факты, мнение целевой аудитории, мнение экспертов. Мы верим в Васю, он сможет!
- Самое главное. Если вы просите — попросите еще раз. Если спрашивайте — задайте вопрос четко и конкретно. Если надеетесь на сотрудничество — еще раз четко сформулируйте свое предложение. И все это в нескольких строчках.
- Заключение. Поблагодарите за внимание и выразите надежду, что адресат ответит вам или совершит другое необходимое действие. Используйте призыв к действию, как в продающих текстах или .
- Укажите свои данные: Ф.И.О., контакты, название организации и ее реквизиты.
- Прикрепленные файлы. Часто об этом забывают, а зря. Многим людям проще оценить наглядную информацию, чем просто буквы и строчки. Прикрепите к письму фотографии для наиболее полного представления о теме письма, приложите необходимые документы, чтобы уверить адресата в своей платежеспособности и серьезности намерений.
Самые распространенные ошибки деловых писем
- Не здороваться. Да, тысячи вежливых и воспитанных людей почему-то забывают здороваться, начиная письмо со слов “Уважаемый (-ая)…” Конечно, приятно быть уважаемым, но простого человеческого приветствия еще никто не отменял.
- Как уже было сказано, растекаться мыслью, то есть мысью, по древу. Если вы перескакиваете с одного на другое, учитесь формулировать мысли, а если некогда, нанимайте копирайтеров и журналистов — они точно помогут.
- Говорить безжизненным, сухим языком. Все эти “принимая во внимание”, “при наличии возможности” оставьте чиновникам — вы же не изъясняетесь так в реальной жизни, так почему же ваш адресат должен? Пожалейте человека, пишите как можно проще!
- При этом не скатывайтесь в панибратство. В деловой переписке есть два стиля: личный и формальный. При личном вы общаетесь от первого лица — то есть “Я, Вася Пупкин, предлагаю вам…” В формальном личные местоимения, как правило, заменены на нейтрально-среднее “Компания “Рога и кКопыта” предлагает вам…” Какой стиль вам ближе и насколько он коррелирует со сферой деятельности вашего адресата — решать вам. Если ваш партнер молодой современный человек, смело пишите от первого лица. Если вам нужно общаться с госорганами, муниципальными организациями — лучше не испытывать судьбу и общаться нейтрально. Ответить-то вам ответят — обязаны! — но впечатление можете произвести негативное. Будьте уместными.
- Быть голословным. Можно сто раз сказать, какое у вас выгодное предложение и крутая идея, но какой в этом смысл без доказательств? Деловые люди привыкли оперировать фактами, они не верят красивым словам и картинкам. Цифры, факты, конкретика — вот ваше главное оружие.
- Не якайте, а выкайте. Представьте, что вы сами получаете деловое письмо от Васи Пупкина. Открываете, начинаете читать, а там… сплошь восхваления Васи и его продукта. Я рад за Васю, подумаете вы, но мне-то что с того? А вот если Вася расскажет, как может помочь именно вам, какую он принесет выгоду и как скоро окупятся инвестиции — тут-то станет интересно.
- Ошибки, описки, неряшливое оформление (разный шрифт, отсутствие пробелов) — без комментариев.
- Чрезмерное использование сленга. Даже если вы и ваш адресат работаете в одной сфере с особым профессиональным сленгом — используйте специфические выражения аккуратно. Лучше вставлять их в текст по минимуму, расшифровывать аббревиатуры, объяснять смысл некоторых слов. Вдруг вашему собеседнику — 60?
- Нерелевантность. Мы все еще надеемся на Васю. Вася умный, он не будет рассылать предложения о своем стартапе в сфере автобизнеса владелицам бьюти-салонов. А сколько Петь и Коль допускают такую ошибку! О том, как создать базу адресов для рассылки коммерческих предложений, хорошо написано в статье .
Как не надо и как надо. Реальный пример
И вот он — самый главный вопрос, на который сейчас ответит коллективный разум. Редактор Павел Молянов провел недавно конкурс среди подписчиков своей группы во “ВКонтакте”
Заголовок Как правильно написать письмо другу
Да о чем угодно. Не знаю только в каком стиле – “Привет, Колька!” или “Здравствуй, Николай”.
Задание само по себе странное, потому что сейчас со всеми друзьями дети общаются посредством интернета – соц. сети, мессенджеры и так далее.
Как пример. Подшлифуете где сочтете нужным.
Ну можно еще дописать, что мол добавляйся в друзья в Одноклассниках, Вконтакте, в Скайпе.
Модератор выбрал этот ответ лучшим
Образование есть образование. Почтовые отделения еще не закрыли, поэтому в школах учат детей писать письма, оформлять конверт. – 3 года назад
У меня три школьницы. Нам приходилось делать такое задание уже трижды))) Что мы писали? Ну, во-первых, любое письмо начинается с приветствия, затем мы описывали какое-нибудь актуальное для нас событие, интересовались как обстоят дела у друга, иногда описывали погоду и в конце – прощались. Получалось приблизительно вот такое письмо другу:
” Привет, Дашулька! Наконец собралась написать тебе письмо, ведь у меня столько событий случилось с тех пор, как мы не виделись!
У меня все отлично, учебный год окончила с похвальным листом, поэтому родители мне подарили велосипед, ты знаешь – это была моя мечта. Сейчас я провожу каникулы у бабушки с дедушкой в деревне, здесь нет компьютера, но столько интересного! Каждый день я катаюсь на велосипеде, с подругами хожу в лес по грибы, с дедушкой часто бываю на речке, также выполняю свои обязанности – вечером пасу гусей на лугу, кормлю курочек, рву траву для кроликов, помогаю бабушке на кухне. Мне здесь очень нравится!
А как там твои дела? Участвовала ли в этом году в конкурсе “Юный виртуоз”? Как там твои братишки, подросли, что умеют уже делать? Приезжай к нам в гости, отдохнешь, наберешься сил к новому учебному году.
Очень буду тебя ждать! А пока, до встречи, пиши! Твоя подруга Эля.”
Чтобы написать письмо другу, нужно купить конверт в книжном магазине или в почтовом отделении.
Спросить у своего друга адрес, а именно:
Название города, где живет друг;
Название улицы;
Номер дома;
Номер квартиры;
Почтовый индекс.
А также узнать свой почтовый адрес у родителей и заполнить конверт по этому образцу:
Взять тетрадный листик и первым делом написать приветствие своему другу.
Например: Здравствуй Коля!
Написать Коле то, что вы бы хотели ему сообщить.
Например: Я сегодня получил твое письмо или я сегодня смотрел фотографии. и решил тебе написать и т. п.
Не много написать о своей жизни.
Например: я сегодня ходил гулять со своими друзьями. с родителями в парк, цирк и. мне купили кошку, собаку. т. е. написать события, которыми хотелось поделить с другом.
Следующим предложением будет удобно узнать у Коли: Как твои дела? Как учеба? и пару вопросов о увлечениях Коли.
После вопросов, закончить письмо следующим предложением: “Жду от тебя ответа” и написать “До свидания” или “До встречи”.
И написать дату письма и свое имя.
Можно также вложить в письмо небольшой рисунок или открытку.
На мой взгляд, письмо можно начать с приветствия, затем описать свою жизнь и то интересное, что произошло в ней в последнее время. А напоследок поинтересоваться у друга о его жизни и новостях.
Можно, например, написать такое письмо:
Здравствуй, дорогой друг Юра. Летом в деревне очень весело. У бабушки есть корова и я каждый день пью теплое молочка. А еще у нее есть курочки, петушок Петя и два кота: Матвей и Василий. Недалеко от бабушкиного дома течет речка и я каждый день хожу купаться. У меня тут появилось очень много новых друзей, мы играем в догонялки, прятки и в войнушку. А недавно мы с дедом Тимофеем ходили ловить рыбу и я поймал здоровенного карпа. А еще родители купили мне новый велосипед и я часто езжу кататься по полевой дороге. Правда, один раз здорово упал, но впредь буду более осторожен.
А как дела у тебя? Чем занимаешься в свободное время?
Пиши, не забывай. Пока. Твой лучший друг, Руслан.
Письмо другу надо писать легко, как-будто пишите письмо, не задумываясь о сюжете. Потом проверить и если что, переписать неточности, там, где получился обрыв мысли.
Можно вспомнить небольшую смешную историю и рассказать в письме другу, как проспали на урок и пришлось соврать, что застряли в лифту, а на следующий день правда застряли, только учительница уже не поверила и поэтому получается, что правда всегда становится известной. Тут вспомнить об известном герое Дениске Кораблева, как он кашу манную в окно вылил и думал, что никто не узнает, а получилось как у Вас с лифтом.
Пишите правду, но как настоящий писатель немного приукрасьте свой рассказ.
Если нужно написать письмо другу, то здесь нужно писать о дружбе, о взаимной помощи. Помните, раньше мы писали часто письма своим знакомым и друзьям в другие города?
Сначала выдумывала красивое приветствие. Дальше, я помню, писала своей подруге о погоде, о том, почему я счастлива, о том, как мне не хватает личного общения с ней, о том, что меня беспокоит, о том, что я собираюсь делать в ближайшем будущем. Также спрашивала, как у нее дела, что ее беспокоит, как она живет и какая погода в ее городе. В конце обязательно передавала привет ее родителям, писала, что очень жду от нее писем и красиво прощалась.
Чтобы написать письмо другу, вам нужно будет вспомнить какой – нибудь случай или приключение, которое у вас произошло в недавнем прошлом и следовать некоторым правилам написания письма. Во первых обращение. Начните письмо с приветствия и поздороваетесь с другом так, как вы это обычно делаете в жизни. Затем основная часть. Это то, о чем вы хотите рассказать в письме. И заключительная часть. Сделать вывод, задать интересующий вас вопрос другу и попрощаться. Помните, при написание письма другу не существует никаких правил. Вы можете писать о том, что первое придет в голову.
Письмо другу нужно писать в свободной форме, допуская изобилие знаков восклицания. Начните с приветствия, затем опишите свои последние новости, закончите вопросами к читателю, то есть вашему другу. В конце напишите пожелания. Например:
Как я давно тебя не видел! Соскучился – страсть как! У меня все хорошо, за четверть не одной тройки, ты представляешь. Мне родители подарили собаку. Как я давно о ней мечтал. Назвал Барбосом. Он такой хороший, послушный! Приезжай посмотришь на него, поиграем в футбол.
Пиши, до скорого, очень жду нашей встречи!
О чем писать в письме другу?
Для многих людей написание писем является огромной проблемой, и они не могут справиться с такой, на мой взгляд, легкой задачей. Пусть ваше письмо будет написано на бумаге или же набрано на компьютере, главное то, что вы заключите в словах. А чтобы в ваших словах появился смысл, обязательно нужно, чтобы заговорило сердце, ведь именно оно подскажет, о чем следует писать, а не заумные книжки и статьи со своими советами! Да, конечно же, есть несколько правил написания писем, которые необходимо соблюсти, но даже это необязательно. Если ваши слова будут искренни, то никто и не заметит, что вы не написали по шаблону.
Письмо другу писать еще проще, и здесь еще меньше правил и ограничений. Давайте вместе сломаем границы! Представьте, что вы лично общаетесь с человеком, а не с бумагой. Вспомните ваше общение вживую и постарайтесь просто перенести его на бумагу. Будьте также раскованны и заинтересованы в беседе, как и при личной встрече. Опишите все, что с вами произошло со времени расставания, напишите все, что считаете важным для вас. Не бойтесь своих мыслей. Если вы делились устно своими мыслями с другом, которому пишете письмо, то и в письме у вас не должно быть с этим трудностей. А потом задайте столько вопросов, сколько пожелаете. Не бойтесь спрашивать о том, что вас интересует из жизни вашего друга. Ни один вопрос не станет неуместным, потому что в личной беседе вы бы задали их все, но только постепенно, а письмо другу заставляет нас засыпать вопросами адресата. Ваш друг обязательно ответит на все вопросы или, по крайней мере, на те, на которые посчитает необходимым ответить.
Как нужно относиться к письмам?
Письмо другу - это нечто волшебное и живое, то, во что мы вкладываем частичку своей души, поэтому нельзя относиться к письмам с неуважением. Если вы пишете письмо только, чтобы отвязаться, то вы не уважаете того человека, кому будет адресовано послание. И, читая письмо друга или отвечая на него, нужно также проявлять не меньше внимания и уважения к нему. Несмотря на то, что многие люди считают слова бездушными, в них можно вложить свои эмоции, если слова будут литься из самой души и из самого сердца. Храните все полученные письма, ведь еще приятнее перечитывать их через некоторое время, чем читать впервые. Первый раз мы всего лишь пробегаемся по письму, желая как можно быстрее узнать больше информации, и только спустя время мы можем размеренно и с удовольствием его прочитать.
Тяжелее всего писать прощальное письмо другу, которого вы, быть может, никогда больше не увидите или которому больше не будете писать по каким-то причинам. Это письмо обязательно будет трагическим и печальным, оно должно отражать грусть на вашем сердце и выражать огромную скорбь по поводу прощания. Поздравительные письма, наоборот, должны содержать только самые положительные эмоции, на которые вы способны. Например, новогоднее письмо другу должно быть праздничным и веселым. Оно должно передать частичку вашего новогоднего настроения вашему другу, чтобы вы были на одной волне и одинаково радовались празднику. Как видите, писать письмо другу не так уж сложно, главное, определиться с целью письма, вашими
Когда приходится расставаться с друзьями даже на время, человеку свойственно грустить и искать возможности пообщаться вновь. Электронная почта помогает быстро решить проблему доставки письма. Впрочем, если друг в армии, то придется воспользоваться обычной почтой. Независимо от того, как вы будете отправлять письмо, оно должно быть содержательным, интересным и поощрять вашего приятеля ответить. Иногда адресату нужна особая поддержка. письмо другу?
А помнишь?
Всегда хорошо начинать с общих воспоминаний и впечатлений от пережитого вместе. Постарайтесь выбрать моменты, которые будут приятны другу. Особенно о ситуациях, когда друг вам помог или хорошо проявил себя. Это отличный повод написать приятелю, что вы его очень цените и помните, что для него есть особенное место в вашей душе.
Тут такое!
Затем продолжите описанием вашей жизни и новостей. Постарайтесь заранее обдумать как минимум 7-10 событий, которые могут быть интересны другу. Такие весточки очень радуют. Можно писать не только о своей собственной жизни, но и о жизни семьи и города. А если надо написать Там должно быть еще больше новостей. Прочтите ленту новостей своего города и своими словами изложите как можно больше для друга, чтобы он не чувствовал себя совсем изолированным. Солдаты-срочники очень ждут писем. Будь то письмо от девушки или от друга, они его много раз перечитывают. Если вы будете писать раз в неделю, солдат будет просто счастлив. другу, чтобы оно захватывало эмоционально?
Хорошо, если новости будут дополнены остроумными и яркими личными дополнениями. Расскажите, как те или иные новости отразились на вашей жизни. Почитайте, как люди комментируют материалы в онлайне. Если собственного юмора не хватает, можно позаимствовать. Можно написать и о недавно прочитанных книгах.
Как правильно написать Многое зависит от его личности. Но всем людям интересны обсуждения их самих. Поэтому в третьей части письма порассуждайте о вашем друге и его характере, достижениях. Причем аргументированно. Это захватывает очень многих. И ему понравится.
Хорошие вопросы
Как написать письмо другу, с которым вы не виделись уже давно? В такой переписке хорошо задать много вопросов. Они нужны в любом случае, чтобы было легче отвечать. Да и интереснее - вы все же не СМИ, а живой человек, и участие в жизни друга в виде вопросов будет очень приятно. Однако если вы пишете в армию, не задавайте вопросов об отношениях с сослуживцами и руководством - вы можете поставить солдата-срочника в неловкую ситуацию, да и правдивый ответ могут не пропустить. Лучше расспросите его об армейских приколах и забавных случаях. Нужно, чтобы человек увидел хорошее в своем вынужденном пребывании на службе.
Светлое будущее
Как написать письмо другу, с которым вы планируете встретиться еще? Напишите о тех вещах, которые вы можете делать вместе. Напишите о предстоящей веселой вечеринке, пейнтболе или посиделках на кухне за чашкой настоящего кофе. Или чего-нибудь покрепче. Расскажите, что ваше расставание не вечно, и вы скоро увидите друг друга. Веселое, доброе и позитивное письмо согреет душу и поможет пережить трудности. Особенно это важно для солдата в армии. Помогите ему хотя бы словом.
В наше время письма стали экзотикой. Редко кому приходит в голову отправить бумажный конверт с посланием и ждать ответа. Мы пишем деловые сообщения, стараемся уложить как можно больше смысла в меньшее количество слов, набивая текс СМС, высылаем друг другу ссылки и смешные картинки. Именно поэтому, мужчины, которым в какой-то момент жизни необходимо отправить приятелю послание по электронной или обычной почте, зачастую просто не знают, как написать письмо другу, что должно содержать в тексте и как начать или закончить послание.
Как правильно написать письмо другу с просьбой о помощи?
Сначала определите цель сообщения, это может быть и решение делового вопроса, и выражение просьбы, и ответ на ранее присланное вам послание. Таким образом, парень определит тему письма. Стоит помнить, что даже если ваша цель состоит в решении делового вопроса, начинать текст непосредственно с выражения просьбы или предложения не стоит. Все-таки не стоит забывать, что вы приятели. Поэтому постарайтесь в начале текста спросить, как дела у друга, что нового происходит в его жизни, и как самочувствие его родных и близких.
Далее, обязательно расскажите о своих новостях, мужчинам интересно прочитать о том, что друг получил новую должность или продал . Не стоит слишком много писать о своей жене, подруге или детях, как правило, такие вопросы не принято обсуждать между парнями.
Только после этого можно перейти к тому вопросу или просьбе, которые и являются целью послания. Тщательно продумайте текст, он не должен быть слишком настаивающим, то что, вы дружите, не является поводом для того, чтобы человек чувствовал себя виноватым, если ему придется вам отказать. Но и не слишком минимизируйте значение этого вопроса для себя. Если друг решит, что ваша просьба не столь важна, то вероятность отказа возрастает. Следует соблюдать золотую середину.
Не менее важно и то, как вы закончите такое письмо другу. В конце следует поблагодарить человека за то, что он потратил свое время на чтение послания, а также уверить его в том, что независимо от решения принятого им, вы сохраните приятельские . Сделать это следует обязательно, мужская дружба не должна разрушаться из-за того, что один приятель не смог помочь другому.
Как следует писать письмо другу, проживающему в другой стране?
Если приятель проживает в другом государстве, то, прежде всего, его будут интересовать не подробности вашей личной жизни, а то, что происходит культурной жизни чужой ему страны. Опишите обычаи, стиль жизни, а также основные новости. Мужчины, конечно, любят рассуждать о политике, но постарайтесь избежать этого. Эти вопросы могут вызвать разногласия, а значит, вместо веселого письма другу получится не совсем приятный диспут, который может закончиться жаркими спорами.
Обязательно определите для себя стиль общения с другом-иностранцем. Постарайтесь не нарушать правила этикета, которые приняты в другой стране. Почитайте, как следует начинать и заканчивать письмо в государстве, 
где проживает приятель, также изучите список тем, которые не принято там обсуждать. Например, в Англии не слишком любят, когда упоминают их близких, а в Германии, спросить о жене и детях, напротив, является признаком хорошего воспитания.
Также не стоит писать первое письмо другу-иностранцу с выражением каких-либо просьб. Это просто не вежливо. Такое сообщение может разрушить приятельские отношения. А вот пригласить своего виртуального собеседника к себе в гости вполне можно, но здесь уже сам парень должен решать, хочет ли он принимать у себя визитера. Если уверенности в этом нет, то выражать желание встретиться не следует.
